Archivio Digitale
Che cos’è Archivio Digitale
Archivio Digitale è un'infrastruttura digitale personalizzabile progettata e sviluppata da Promemoria con l'obiettivo di valorizzare al massimo il patrimonio storico del Cliente. Una volta completate le operazioni di installazione, configurazione e personalizzazione, l’Archivio Digitale viene concesso in licenza dietro pagamento di un canone annuo fisso che comprende una base di archiviazione, l'assistenza all'uso e aggiornamenti minori. Il costo della licenza è definito tramite pacchetti, in base alle funzionalità inizialmente attivate, tra cui il limite di utenze utilizzabili. A seconda della licenza scelta, alcuni servizi potrebbero non essere disponibili. Le funzionalità, i servizi e i relativi costi di licenza possono essere integrati nel tempo, anche a seguito di nuovi add-on, strumenti e servizi che Promemoria sviluppa e propone regolarmente al Cliente.
L'infrastruttura tecnologica dell’Archivio Digitale è costituita da due livelli principali: (1) una piattaforma PIM (software Pimcore) modificata e ottimizzata per la creazione e la gestione di un archivio storico aziendale e (2) un'interfaccia di navigazione ad uso esclusivo dell'azienda, protetta da un login, in grado di rendere l'archivio storico uno strumento utile anche ad utenti esterni, non addetti ai lavori.
Di seguito verrà presentato l’ambiente di front end.
Login
L’accesso ai contenuti è protetto da un ID (e-mail) e una password personale, rilasciata tramite mail e configurabile al primo accesso. È possibile modificare o recuperare la password in qualsiasi momento dal menù utente.
Utenze e ruoli di accesso
Utenze: attivazione del proprio account
La procedura di attivazione di un nuovo account comporta l’inserimento di alcuni dati relativi all’utenza, in particolare nome - cognome - email di riferimento. Una volta che un’utenza manager, sia essa interna o esterna a Promemoria (si veda in merito il paragrafo Utenza Manager: come attribuire nuove utenze o gestire le esistenti), avrà provveduto all’attivazione, la risorsa interessata riceverà una mail automatica di “Benvenuto”.
La procedura di seguito illustrata è analoga per tutti gli account e non dipende dai ruoli assegnati.
Cliccando su “Attiva il tuo account”, si viene rimandati alla presente schermata
Procedere inserendo la password desiderata, che dovrà contenere almeno 6 caratteri di cui una lettera minuscola e una lettera maiuscola, come suggerito dal banner.
Dopo aver confermato la password, l’utente verrà invitato ad effettuare il login (in merito si rimanda al paragrafo Login).
Utenze: recupero password del proprio account
Hai dimenticato la password? Capita a tutti!
Ė possibile procedere al recupero password cliccando su Password dimenticata? Posizionato sotto il tab “Accedi”.
Procedere quindi inserendo la mail con cui è stato attivato il proprio Account e cliccando su “Reset password”.
Si verrà quindi indirizzati alla propria email per continuare il processo di reset password.
Verrà inviata una mail automatica da cui sarà possibile procedere all’impostazione di una nuova password.
Utenza Manager: come attribuire nuove utenze o gestire le esistenti
Dalla Home page, cliccare sul simbolo “Impostazioni” indicato nell’immagine.
Una volta aperto, andare su “Utenti”
Da qui sarà possibile:
- Vedere le utenze già attive e, se necessario, modificare ruoli o credenziali di accesso cliccando sul nome corrispondente
- Attivare nuove utenze.
Per l’attivazione di nuove utenze, cliccare su “Aggiungi utente”. Proseguire selezionando il ruolo dal menù a tendina e compilando nome - cognome - mail del nuovo utente, quindi cliccare su Salva.
L'utente riceverà quindi una mail automatica per procedere all’attivazione dell’account.
Ruoli di accesso
A seconda del tipo di utenza, vi sono diversi livelli di accesso, e quindi di consultazione e di utilizzo del materiale conservato nell’archivio. Le utenze abilitate all’accesso sono suddivise nei seguenti ruoli: Manager, Catalogatore, Ricercatore. Per ogni ruolo è prevista una serie di capabilities elencate nel loro modello standard nella seguente tabella:
| Manager | Catalogatore | Ricercatore | |
|---|---|---|---|
CHANGE_PASSWORD | x | x | x |
LOGIN_BACKEND | x | x | |
SHARE_EXTERNAL | x | x | x |
DOWNLOAD_BASSA | x | x | |
DOWNLOAD_BASSA_WATERMARK | x | x | x |
DOWNLOAD_ALTA | x | x | |
DOWNLOAD_ALTA_WATERMARK | x | x | |
RISERVATO | x | ||
MANAGE_USERS | x |
Attenzione! I ruoli e capacità delle utenze possono essere personalizzate su richiesta del cliente.
La console
Una volta effettuato l’accesso all’interno dell’Archivio Digitale, si viene indirizzati nella Home page, che consente l’accesso veloce alle due sezione principali: CATALOGA, ovvero il software di schedatura e gestione, e VALORIZZA, ovvero il sito personalizzabile.